会議を短くする準備｜議題・決定事項・担当と期限の残し方

会議前に目的と決めたいことを書く

会議を短くするには、予定時間を削る前に「何を決めれば終われるか」を明確にします。参加者へ資料と議題を事前に共有し、終了時に欲しい結果を書いておきましょう。

GitLabの公開ハンドブックでは、共有文書に事前の議題、目的、期待する結果を用意し、会議中の記録も同じ文書に残す方法が紹介されています。以下は、その考え方を日常の会議に取り入れる例です。

情報共有と意思決定で方法を使い分ける

例えば案内文の確認なら、「今日は掲載日と文面の最終案を決める」と書き、候補と判断に必要な情報を添えます。意見を集めたい段階か、決定する段階かも示すと、参加者が準備しやすくなります。

進捗を知らせるだけなら、文章での共有で済む場合もあります。一方、認識のずれを解く短い会話が、何度もの文章の往復より役立つ場面もあります。会議をなくすこと自体を目的にせず、用件に合う方法を選びましょう。

終了時に決定事項・担当・期限を残す

終了前に「決まったこと」「誰が何をするか」「いつまでにするか」を確認します。未決定なら、何が不足し、誰が次の判断材料を用意するかを残します。

例えば「案内文はB案。担当は田中さん。金曜までに修正版を共有」と書けば、次の行動が分かります。これは記録の例で、GitLabの実際の会議内容ではありません。

議事録の形式を増やすより、同じ文書で議題と決定事項を追えるようにします。共有範囲は組織のルールに合わせてください。